Control de Facturación y Accesos – Nuevos tipos de coordinación – Mejoras de navegabilidad – Mejoras Explotación Información – Nuevo Sistema de Notificaciones

El próximo viernes 15 de octubre a partir de las 15:00, procederemos a instalar la versión eGestiona 2010 en todos los clientes en formato SaaS, la nueva aplicación estará disponible para todos los clientes el lunes 18 de Octubre. Los clientes que tienen comprada la aplicación verán actualizada eGestiona a finales de Octubre.

Cursos de Formación

Se realizarán cursos de formación de la nueva versión a finales de septiembre y principios de octubre.

• A elegir fechas y horas: 28 y 30 de Septiembre, 5 y 7 de Octubre de 9.00 a 13.00 o de 15.00 a 19.00
• Gratuitos para clientes que tengan contratado el Soporte de eGestiona
• 280 €/empresa para clientes sin contrato de soporte.
• Para suscribirse a estos cursos de formación por favor rellene el siguiente formulario

Nuevas Funcionalidades eGestiona

• Nuevos Tipos de Coordinación
• Coordinación de Equipos y Trabajadores en el centro de trabajo
• Diferenciación de coordinación de empresas de grupo y subcontratas en el centro

• Nuevos tipos de documentación
• Documentación periódico autogenerada donde los documentos se generan periódicamente cada cada elemento según las necesidades de cada empresa (Ejemplo TC2 Enero, TC2 Abril….)
• Documentación para el control de:
• Pagos de facturas
• Control de acceso al centro de empresas, equipos y trabajadores
• Transporte de mercancías peligrosas ADR
• Agrupación de envíos de la documentación a enviar desde las subcontratas

• Automatización General o Personalizada por elemento de envíos por tipo de documento. El usuario puede configurar los envíos de documentación dependiendo a quién se envíe y de quién se envíe.
• General a todos los actores se les envía los mismos ficheros (uno o varios)
• Particular donde a cada actor podemos configurar que ficheros concretos les podemos enviar

• Sistema de Notificaciones por Correo Electrónico
• Configuración de los contenidos de los correos, definiendo por idiomas, la cabecera, el contenido y el pie del correo
• Definición de parámetros de envío de los correos electrónicos para diferentes tipos de correos (De recepción, de envío, de autorización, de solicitud….)
• Configuración general
• Configuración por empresa
• Gestión de Listas de Distribución más ágiles y potentes
• Por Empresa
• Por Centro de Trabajo
• Por Empresa en Centro de Trabajo

• Sistema de Gestión de Autorizaciones – Revisiones de Extranet de Subcontratas Más visual e interactivo, pudiendo configurar desde el propio sistema las tipificaciones del elemento, ver su ficha, autorizar y rechazar indicando los motivos.

• Mayor control de la aplicación mediante la gestión de parámetros generales
• Control de eliminaciones de elementos
• Control de generación de documentación
• Automatización de la Solicitud de Documentos Pendientes
• Parametrización general
• Configuración específica por empresa
• Parámetros generales de notificaciones, visualización de documentos etc.

y muchos más cambios que se verán de forma detallada en el curso de formación….

¡¡ Consulte toda la legislación de forma sencilla y rápida en www.elegisla.com !!

Desde principios de Agosto, Externalia dentro de su política de mejora continua, ha habilitado un nuevo módulo de actualización legislativa dentro de eGestiona en las áreas de Medioambiente, Seguridad y Sanidad Industrial y en Prevención de Riesgos Laborales,como complemento a este módulo se ha desarrollado un blog de Actualización Legislativa http://www.elegisla.com donde los usuarios registrados pueden acceder a todas las leyes que se vayan publicando.

Acceso Gratuito para Clientes eGestiona con Medioambiente

Todos los usuarios de eGestiona con el módulo de medioambiente contratado, disponen de acceso gratuito al Blog y a los Boletines de Noticias que se enviarán mensualmente.

La información legislativa en el blog se encuentra estructurada en diferentes áreas informativas

Lateral Izquierda

• Actualidad Legislativa. Donde salen las últimas leyes publicadas
• Organización legislativa por Categorías para su búsqueda sencilla. Una ley puede estar en varias categorías
• Ámbito Geográfico donde las leyes se agrupan por países, comunidades autónomas, provincias y municipios
• Ámbito Legislativo estructuradas por tipo de ley (real decreto, norma, orden foral, ley …)
• Tipo de Legislación donde se definen los ámbitos de aplicación de las leyes:
• Medioambiente
• Prevención
• Seguridad Industrial
• Sanidad Industrial
• Legislación Publicada donde se recogen las leyes según su fecha de publicación
• Palabras clave que de forma automática clasifica las leyes según sus palabras clave y nos muestra con diferentes tamaños de letra, las palabras clave más repetidas en las leyes introducidas en el sistema

Lateral Derecho

• Buscador de leyes por palabras o letras contenidas en las leyes
• Leyes por Fecha de Publicación con la misma funcionalidad que la Legislación Publicada, pero en este caso en formato de calendario

Desde Julio está disponible para todos los usuarios que tienen contratado el módulo de Medioambiente, una nueva funcionalidad de Actualización Legislativa dentro de eGestiona.

Este módulo, disponible únicamente para clientes que tengan contratada la Gestión Ambiental, permite disponer de forma actualizada de toda la legislación en los ámbitos de:

• Prevención de Riesgos Laborales
• Seguridad Industrial
• Medioambiente
• Sanidad Industrial

PILDORAS FORMATIVAS DE ACTUALIZACION LEGISLATIVA GRATUITOS

Durante el mes de septiembre, días 14, 15 de julio se desarrollarán cursos de 2 horas de duración a través de internet. La planificación de estos cursos será la siguiente:

• Formación a clientes que tengan contratado Medioambiente
• Día 14 de Septiembre, de 16:00 a 18:00 

• Formación clientes eGestiona que no tienen actualmente contratado medioambiente, pero desean ver la funcionalidad y costes de este aplicativo
• Día 15 de Septiembre, de 16:00 a 17:00

Para registrarse en estos cursos por favor rellenen el siguiente formulario PULSE AQUI

BENEFICIOS

Las principales ventajas de negocio que ofrece este nuevo módulo son:

• Soporte legislativo actualizado diariamente, cubriendo los ámbitos de Unión Europea, España, Comunidades Autónomas, Provincias y Capitales de Provincias (resto de municipios se contratan según necesidad de cada cliente)
• Cada cliente obtiene los requisitos legales que afectan a su negocio de forma automática y sencilla. El equipo legal de eGestiona extrae los requisitos de cada ley en función de los diferentes modelos de negocio de cada cliente
• Blog de Noticias Legislativas www.elegisla.com (Es necesario estar registrado para acceder a las noticias) y Boletín Informativo de novedades legislativas mensuales
• Facilidad en las búsquedas de las leyes mediante los filtros sencillos y avanzados
• Flexibilidad a la hora de organizar las leyes que cada cliente entienda de mayor interés mediante las leyes favoritas y mis leyes
• Integración con los diagnósticos ambientales para filtrar los requisitos específicos por cada centro de trabajo
• Soporte ON LINE integrado en eGestiona para consultar cualquier duda, problema o aplicación de la legislación que aplica a cada cliente

FUNCIONALIDADES

Las principales funcionalidades del nuevo módulo son:

• Novedades legislativas, donde cada cliente puede definir que criterios desea aplicar a la legislación a la hora de obtener las últimas leyes
  • Por intervalo de fechas
  • Por periodo de tiempo (año, mes, trimestre, semestre)

• Búsquedas legales sencillas y avanzadas: Estas búsquedas de leyes permiten filtrar por diferentes características de las leyes:
  • Por palabras claves
  • Por contenido de la ley o por NO Contenido de la ley
  • Por fechas de publicación y/o disposición
  • Por aspectos, ámbitos geográficos (países, municipios, provincias, comunidades autónomas..)
  • Por rangos y áreas legales

• Mis Leyes: Apartado donde podremos organizar las leyes en función de los criterios de búsqueda que nosotros definamos. Esta organización la podremos hacer por grupos/subgrupos etc..

• Favoritos: Apartado donde podremos tener organizadas en grupos/subgrupos las leyes que habitualmente manejamos. En cualquiera de los apartados anteriores podremos pasar cualquier ley a los favoritos.
• Fichas Detalladas de las Leyes y de los Requisitos legales de las mismas donde se recogen todos los datos de la ley y de sus requisitos, permitiendo a cada cliente incorporar sus propios comentarios o informaciones relevantes de la ley o del requisito

Este viernes 7 de Mayo se publicarán las nuevas aplicaciones de Gestión de Reconocimientos Médicos y Formación en Prevención de Riesgos Laborales.

Nuevas Funcionalidades

Las principales funcionalidades que aportan las nuevas aplicaciones se pueden resumir en:

• Posibilidad de parametrización de los documentos de notificaciones y citaciones a trabajadores y a centros médicos/formativos, defiendo el documento dividido en cabecera, contenido y pie
• Asignación masiva de centros médicos/formativos a los trabajadores
• Asignación masiva de fechas y horas de reconocimientos y formaciones
• Asignación masiva de resultados de reconocimientos médicos y formaciones en prevención de riesgos laborales

• Asignación masiva de Certificados Documentales asociados a los resultados de los reconocimientos y de las formaciones
• Asociación automática del certificado documental con la biblioteca del trabajador
• Publicación automática del Certificado Documental en el Gestor Documental según la carpeta seleccionada
• Nuevos Estados visuales de las solicitudes generales e individuales por trabajador:
  •  Completada: Donde todos los trabajadores de la solicitud tienen ya asignados los resultados de los reconocimientos
  •  Incompleta: Donde NO todos los trabajadores de la solicitud tienen asignados los resultados de los reconocimientos y/o las fechas y centros de los reconocimientos
  •  Sin asignar: Donde los trabajadores seleccionados no tienen asignadas ni fechas, ni centros ni los resultados del reconocimiento médico
• Actualización automática del estado de VS y FPRL en la ficha de cada trabajador

Beneficios

Los principales beneficios que aportan las nuevas aplicaciones a la aplicación son:

• Adaptado al entorno gráfico y ergonómico del resto de la aplicación
• Entorno visual más intuitivo, recogiendo las diferentes funcionalidades de cada pantalla mediante iconos, identificados mediante etiquetas.
• Proceso de gestión unificado, se evita realizar cada reconocimiento o formación en tres pasos (solicitud, gestión, histórico). Todo se centraliza en una sola gestión pudiendo filtrar las diferentes solicitudes en función de su estado.
• Automatización del proceso del reconocimiento/formación al facilitar la asignación masiva de centros y fechas, resultados e incluso la asignación de los documentos de certificados médicos/formativos a varios trabajadores a la vez.
• Facilidad en la gestión de los modelos documentales que se entregan a los trabajadores y a los centros médicos/formativos

Acceso VS y FPRL

El acceso a las funcionalidades de VS y de FPRL no han cambiado respecto de la versión anterior, dentro del menú del Portal del Empleado.

Se han eliminado los submenús asociados a cada menú, de tal forma que el acceso a cada funcionalidad, se realiza simplemente seleccionando dicho menú

Manual de Ayuda ON LINE

Se actualizará este viernes también el manual de ayuda de VS y FPRL.

Si algún cliente desea el manual de ayuda en PDF que por favor mande un correo a soporte@egestiona.es solicitando dicho manual.

Este viernes 7 de mayo se implantará una nueva funcionalidad en la ficha de equipos. La impresión del carnet del equipo

Se añade un nuevo icono de impresora en la ficha del equipo, como se puede apreciar en la siguiente imagen

El carnet que se imprime dispone de los siguientes campos:

• Logo empresa licenciataria de la aplicación
• Empresa a la que pertenece el equipo
• Nº de Serie del equipo
• Código Interno del equipo
• Semáforos de si dispone de marcado CE y si está Autorizado
  • Verde OK
  • Rojo NO OK
• Tipo de equipo
• Descripción del equipo

Este viernes día 7 se subirá una actualización en la extranet de Subcontratas, para facilitar el envío de documentación de trabajadores de forma masiva, es decir, pudiendo enviar un único fichero asociado a varios trabajadores.

Ejemplo TC2

Se envía de un trabajador y se seleccionan el resto de trabajadores afectados por el documento para enviarlo conjuntamente. (Ver pantalla siguiente)

Al pulsar sobre la ficha de envío del documento, nos aparecerá la pantalla anterior, donde como hacemos habitualmente:

• Seleccionaremos el fichero desde nuestro equipo
• Indicaremos la descripción del fichero
• Definiremos el periodo de vigencia del documento
• Indicaremos los trabajadores que tendrán también ese documento asociado
• Pulsaremos en el botón enviar.

Mediante este envío masivo, solo se puede enviar UN FICHERO a un MISMO TIPO DE DOCUMENTO, asociado a muchos trabajadores.

Debido a la introducción de un nuevo sistema de gestión de informes (inteligencia de negocio) hace ya unas semanas y a la sustitución de la gestión de la Vigilancia de la Salud y de la Formación en PRL del Portal del Empleado por un sistema mucho más ágil y visual la última semana de abril, se procederá a impartir unas jornadas de formación de estas nuevas mejoras.

Dicha formación se repetirá en 3 fechas diferentes para que podais elegir el día que más os convenga:

• 27/04/10 a las 16 h
• 29/04/10 a las 16 h
• 30/04/10 a las 10 h

La duración de las mismas será aproximadamente de 1 hora y la asistencia on-line está limitada (1 conexión por licencia), por lo que os aconsejamos apuntaros cuanto antes a la fecha que mejor se adapte a vuestra agenda.

Una vez rellenado el formulario de inscripción, recibireis un correo con el enlace para que el día indicado os unáis a la reunión on-line.

Los requerimientos son:

• Ordenador conectado a internet
• Navegador de internet
• Altavoces o cascos

La formación se realizará sobre voz IP y en la conexión os pedirá la instalación de un programa (un ActiveX) para poder conectaros a la misma (un par de minutos). Aquellos usuarios que hayan usado esta herramienta de formación, no van a tener necesidad de instalar este programa

La formación es gratuita para todas aquellas empresas que tengan contratado el soporte hot-line.

Nuevo sistema de informes

Nuevo sistema de gestión de la Vigilancia de la Salud para trabajadores internos

Formulario de inscripción:

Por favor rellene este formulario para inscribirse en el curso de formación ON LINE y recibir las claves de acceso al aula virtual. Muchas gracias

Mañana viernes se realizará una actualización en el gestor documental que afectará a los siguientes apartados:

• árbol documental

Se ha incluido dos columnas que indican la última versión en la que se encuentra el documento y un icono para acceder directamente a los ficheros adjuntos que contiene dicho documento.

Con estas columnas obtenemos dicha información sin tener que entrar a cada documento.

• Buscador directo

En el listado de documentos se han eliminado las columnas que había con diferentes iconos para agilizar la búsqueda de documentos y conseguir una visualización de los mismos mucho más rápida.

In this day has been upgraded in the document manager. The new document manager facilitates easily, work with any number of folders and documents, avoiding delays in the visualization and information management, effectively improving the refresh rate of the different operations performed on the transmission .

Since the commissioning of the integral operator documentary, no documents and the number of folders that every company manages increases exponentially every day. In order to provide our customers efficient management in both the seaworthiness of the manager as the speed of access to information, has proceeded to perform this functional improvement.

En el día de hoy se ha realizado una actualización en el gestor documental. El nuevo gestor documental facilita, de forma sencilla, trabajar con cualquier número de carpetas y documentos, evitando retardos en la visualización y en la gestión de la información, mejorando de forma efectiva la velocidad de refresco de las diferentes operaciones que se realizan sobre el gestor.

Desde la puesta en funcionamiento del gestor integral documental, el nº de documentos y el nº de carpetas que cada empresa gestiona se incrementan exponencialmente día a día. De cara a facilitar a nuestros clientes, una gestión eficiente tanto en la navegabilidad del gestor como en la velocidad de acceso a la información, se ha procedido a realizar esta mejora funcional.